HR-Effizienz

Wenn euer CHRO noch Köpfe zählt, verliert ihr bereits die besten!

Die Zahlen sind eindeutig – und alarmierend: Während IT und Marketing mit 3,14 % bzw. 7,5 % des Umsatzes ausgestattet werden, erhält HR im Durchschnitt gerade einmal 0,8 %. Das zeigt die aktuelle Gartner-Studie „2025 CHRO Budget Benchmarks“. Dabei betreut ein HR-FTE (Full Time Equivalent) im Schnitt 58 Mitarbeitende bei gleichzeitig steigenden Anforderungen in Recruiting, Entwicklung, Digitalisierung und Kulturtransformation. Gleichzeitig plant ein Drittel der Unternehmen, das HR-Budget 2025 weiter zu kürzen.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht mehr nur, wie viel HR sich Unternehmen leisten, sondern vor allem worin und in wen sie investieren. In mehr Personal oder bessere Technologie? In Prozesse oder in Kompetenzen? In Verwaltung oder in Wertschöpfung?

In more staff or better technology?
In processes or in skills?
In administration or in value creation?

Wer heute die falschen Budgetentscheidungen trifft, riskiert nicht nur operative Schwächen, sondern verpasst die Chance, HR als echten Hebel für Geschäftserfolg zu positionieren.

Warum Quantität die wahre HR-Performance verschleiert

Wenn wir über HR-Budgets sprechen, spielt die eingangs genannte Kennzahl „Mitarbeitende pro HR-FTE“ eine entscheidende Rolle. Wie viele Mitarbeitende eine HR-Fachkraft in Vollzeit verantwortet, gilt als Indikator für die Produktivität des HR-Bereichs. Die Gartner-Studie weist hier erhebliche Unterschiede zwischen den Branchen aus. Während beispielsweise im Gesundheitswesen oder in der Pharmabranche die Quote bei 80 Mitarbeitenden pro HR-FTE liegt, sind es im Technologie- und Telekommunikationssektor 56, im Finanzsektor 59.

Eine hohe Mitarbeitende-pro-FTE-Quote ist aus unternehmerischer und Kostensicht nicht zwingend negativ. Sie kann vielmehr auf einen erhöhten Bedarf an spezialisierter HR-Betreuung oder auf komplexe Prozesse hinweisen. Umgekehrt kann eine vermeintlich „effiziente“ HR-Abteilung mit vielen Mitarbeitenden pro Personaler:in langfristig hohe Kosten verursachen – etwa durch Fehlbesetzungen oder überdurchschnittliche Fluktuation, die im Extremfall bis zu zwei Jahresgehälter kosten können.

Was die Kennzahlen nicht erfassen

Gerade in wissensintensiven Branchen ist HR zudem ein strategischer Partner für die Geschäftsentwicklung. Investitionen in Talent Analytics, Employer Branding oder strategische Personalplanung sind essenziell, spiegeln sich aber nicht unmittelbar in Kennzahlen wie der der FTE-Quote wider. Ihr Wert ist dennoch enorm. Die Deloitte-Studie Human Capital Trends 2024 betont, dass HR zunehmend als „Change Activist“ agieren muss, etwa bei Kulturwandel, Führungskräfteentwicklung oder der Integration von KI. Gleichzeitig kämpfen viele HR-Teams mit chronischer Ressourcenknappheit und Überlastung, die strategische Arbeit ausbremsen.

Die Rolle von KI: Qualitätssprung statt Personalaufstockung

Gestiegene Anforderungen, sinkende Budgets – an dieser Stelle kommt der gezielte Einsatz von Technologie ins Spiel. Die Gartner-Studie hebt hervor, dass HR-Leader zunehmend in HR-Technologien investieren. Insbesondere KI-Systeme bieten die Chance, die Qualität der HR-Arbeit signifikant zu steigern, ohne das Personal in der HR-Abteilung aufstocken zu müssen. KI-gestützte Tools verbessern die Präzision im Recruiting, indem sie etwa die besten Kandidat:innen für komplexe Rollen identifizieren und ungeeignete Bewerber:innen frühzeitig aussortieren. Dabei hilft KI, Bias zu reduzieren, also Entscheidungen, die auf subjektiven Einschätzungen statt objektiven Daten basieren.

Ein fairer, schneller und datengestützter Auswahlprozess ist gerade in einem der kostenintensivsten HR-Bereiche – dem Recruiting – von zentraler Bedeutung. Allein Assessment Center verschlingen oft Zehntausende Euro und binden Kapazitäten, die dann für strategische Aufgaben wie Workforce Planning oder Mitarbeiterentwicklung fehlen. Was viele gern übersehen: Die Employee Experience endet nicht mit dem Onboarding. Sie beeinflusst maßgeblich, ob Talente langfristig bleiben.

Quantität halten, Qualität steigern

Laut Gartner planen 34 % der CHROs Investitionen in HR-Technologie und 28 % in People Analytics. Diese Schwerpunkte sind richtig – unter einer Bedingung: Die Tools müssen HR-Mitarbeitende entlasten statt sie zu ersetzen.

Idealerweise ermöglichen sie:

Den Verzicht auf zeitintensive und teure Assessment Center durch automatisierte, datenbasierte und schnelle Auswahlverfahren,
Objektivere und treffsichere Entscheidungen über Kandidat:innen durch fundierte Analysen,
Neue Freiräume für HR, um strategisches und langfristiges Workforce Planning zu installieren.

Fazit: Fokus auf den Impact, nicht nur die Kennzahl

Kennzahlen wie „Mitarbeitende pro HR-FTE“ können ein nützlicher Ausgangspunkt sein, aber sie reichen allein nicht aus, um Effektivität und Effizienz von HR zu bewerten. In anspruchsvollen Branchen muss der Fokus auf der Qualität der Personalarbeit liegen. Der gezielte Einsatz von KI kann helfen, die Recruiting-Qualität zu steigern, Führungskräfte zu entlasten und so einen messbaren Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten, unabhängig davon, ob die FTE-Quote über oder unter dem Branchenschnitt liegt. Letztlich zählt nicht nur, wie viele Mitarbeitende ein:e Personaler:in verantwortet, sondern wie gut sie Mitarbeitende begleitet und in ihrer Entwicklung fördert. Und ob sie Kapazitäten hat, ihre Arbeit mit Weitblick zu gestalten, statt sich von einer kurzfristigen Stellenbesetzung zur nächsten zu hangeln. Der gezielte Einsatz von KI kann hier den entscheidenden Unterschied machen.

Moderne Personalarbeit sollte zum Ziel haben, exzellente Fachkräfte durch eine fundierte Strategie und exzellente Prozesse zu gewinnen und weiterzuentwickeln, ohne zwangsläufig mehr HR-Ressourcen aufzubauen. Im Mittelpunkt sollte das stehen, was gutes HRM wirklich braucht: KI-kompetente, strategisch denkende und empathische Menschen, die genug Freiraum haben, um Technologie zu verstehen, zu beherrschen und mit ihr das volle Potenzial von (potentiellen) Mitarbeitenden zu erkennen und zu entfalten.

HR unter Druck: KI-Kompetenz ist Pflicht – aber nicht alleinige Aufgabe von HR

Mit den Möglichkeiten von KI wachsen auch die Anforderungen an einen sorgfältigen und verantwortungsvollen Einsatz von KI-Systemen. Der EU AI Act, der seit Februar diesen Jahres schrittweise in Kraft tritt, nimmt Unternehmen stärker in die Verantwortung und macht KI-Kompetenz nicht nur zu einem Wettbewerbsvorteil, sondern zur Notwendigkeit.

Mit KI die Menschen ins Zentrum rücken

Mit einem mutigen, technologiegestützten Ansatz für interne Mobilität und Personalentwicklung setzt die Bank Spuerkeess neue Maßstäbe in der Fachkräftesicherung und Mitarbeiterbindung. Im Mittelpunkt: eine HR-Initiative, die nicht nur Prozesse verändert, sondern eine neue Kultur geschaffen hat.

Was Unternehmen ohne KI nie über ihre Mitarbeitenden erfahren würden

Was bewegt Mitarbeitende wirklich? – Diese Frage ist heute relevanter denn je, besonders in Branchen wie Beratung und Finanzdienstleistungen, die auf Vertrauen, Expertise und persönliche Beziehungen setzen und gleichzeitig unter hohem Innovationsdruck stehen.